Guía visual de OJS 3
Fran Caballero - Ingeniero de software
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Open Journal Systems Volver al inicio
Open Journal Systems (OJS) es una plataforma de código abierto para la gestión y publicación de revistas revisadas por pares creada y gestionada por el Public Knowledge Project (PKP).
Permite la publicación de una o más revistas electrónicas, cubriendo desde la creación de un sitio web, hasta la gestión del proceso editorial: envío del autor, revisión por pares, edición, publicación, archivo e indexación, etc...
La primera versión fue lanzada en el 2001 y ya se encuentra en la rama de la versión 3.2.1, con la versión 3.2.1-1 publicada el 26 de junio de 2020.
Es la plataforma de gestión de revistas electrónicas de código abierta más utilizada en el mundo, con más de 9000 instalaciones activas en el año 2018.
Servicio de mantenimiento OJS Volver al inicio
La plataforma OJS requiere optimización constante. La seguridad, la actualización continua, la resolución de problemas, la optimización del rendimiento y las copias de seguridad son esenciales para un correcto uso de la plataforma y una gestión editorial eficiente.
Mi servicio de mantenimiento software incluye instalación y puesta en marcha, asesoría, mantenimiento correctivo y evolutivo, gestión de actualizaciones (incluyendo migraciones a OJS 3.x), gestión de copias de seguridad, diseño de tema personalizado siguiendo el look and feel de su organización, etc.
Principales cambios en OJS 3 Volver al inicio
Interfaz de lectura
- La versión 3 de OJS incluye nuevas plantillas por defecto. Plantillas estilo responsive, adaptables a diferentes pantallas con un estilo moderno.
- Comienza a incluir Bootstrap en algunas plantillas, lo que facilita el desarrollo de temas personalizados y adaptados a la imagen editorial de la organización.
Interfaz de gestión
- Nuevo diseño de la interfaz de gestión que permanece invariable.
- Los usuarios de OJS 3 (autores, revisores…) que trabajen en diferentes instancias de OJS 3 obtendrán una experiencia consistente.
Simplificación
Se simplifica la navegalidad en la interfaz de lectura. Los enlaces quedan estructurados en pestañas más simples.
En OJS 3 ya no es necesario cambiar de rol para acceder a las diferentes tareas ya que la propia interfaz muestra las opciones disponibles según los roles asignados al usuario. A su vez, el flujo de trabajo editorial queda remodelado y simplificado. Se divide en cuatro fases: envío, revisión, editorial y producción y permite una participación dinámica de usuarios y roles.
Nuevo registro de usuarios simplificado. El nuevo formulario permite que los lectores se registren en una revista aportando menos información y cumpliendo con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que entró en vigor en mayo de 2016.
Para hacer que OJS 2 cumpliera con el RGPD, era necesario grandes modificaciones en el sistema. OJS 3 facilita la mayor parte del proceso y proporciona una Guía oficial de cumplimiento RGPD para sus usuarios.
Traducciones
OJS 3 proporciona la opción de traducir, no sólo la interfaz, si no los contenidos de nuestras revistas en diferentes idiomas.
Cada elemento de la interfaz que incluya un icono de globo, nos indica que es posible traducir ese texto. El color del icono nos mostrará el estado:
- · Globo gris: Texto vacío.
- · Globo rosa: Texto completo, traducción incompleta.
- · Globo verde: Traducción completa.
De esta forma, los usuarios podrán visualizar los textos en su idioma, o en el idioma que elijan, sin duplicaciones, con una interfaz de lectura limpia y clara.
Imagen generada gracias a http://ami.responsivedesign.is.
Interfaz de lectura Volver al inicio
Los usuarios se encuentran con una navegación más limpia. Se agrupan diversos enlaces de la revista en el desplegable "Acerca de".
Los diferentes temas por defecto rediseñan la página del artículo, mejorando la legibilidad y destacando las diferentes opciones de lectura de galeradas (PDF, ePub, HTML, ...). De esta forma, el visitante encuentra en un solo vistazo los principales metadatos del artículo y las diferentes opciones de lectura.
El tamaño del visor PDF se amplía y se muestra a pantalla completa, facilitando la lectura desde la propia plataforma en dispositivos de escritorio, tablets o móviles.
Interfaz de gestión Volver al inicio
Acceso - Volver al inicio
- Los controles de acceso de usuario, pasan del menú principal o lateral, donde se encontraban en OJS 2, a la esquina superior derecha, donde se encuentran en OJS 3.
- Para acceder a la interfaz de gestión necesitaremos hacer clic en "Entrar" (si no nos hemos identificado en el sistema), o en nuestro nombre de usuario y, acto seguido, en "Panel de control".
Cambio de revista - Volver al inicio
- Una vez en la interfaz de gestión, la barra de navegación lateral, desplegable desde la esquina superior derechan, nos permite desplazarnos entre las diferentes revistas en las que nuestro usuario tenga algún rol asignado.
Barra superior - Volver al inicio
- La barra de navegación superior nos permite acceder a las opciones de nuestro perfil de usuario, acceder a la interfaz de lectura de la revista ("Ver el sitio"), cambiar el idioma de la interfaz y visualizar un desplegable con las tareas del proceso editorial asignadas a nuestro usuario.
Barra lateral - Volver al inicio
- La barra de navegación lateral nos permite acceder a las pantallas de Envíos, Números (más información sobre Envíos y Números en el Paso a paso), Ajustes (Revista, Sitio web, Flujo de trabajo y Distribución), Usuario/as y roles (Usuarios/as, Tareas, Opciones de acceso a sitio), Herramientas (Importar/Exportar y Estadísticas) y Administración (para usuarios administradores). .
Ajustes - Volver al inicio
Aunque OJS 3 presente un lavado de cara, muchos de los ajustes seguirán siendo familiares para los usuarios de la versión 2.
Es el caso de los ajustes de la revista. Desde este menú podremos cambiar los ajustes de Revista, Sitio web, Flujo de trabajo y Distribución.
Los Ajustes de la Revista se centran en las configuraciones propias de nuestra revista como entidad editorial, independientemente de su formato web. Podemos editar los campos Nombre de la revista, Iniciales de la revista, Abreviatura de la revista, Editorial, ISSN, Índice (texto descriptivo) de la revista, Equipo editorial y Acerca de la revista (antiguas Políticas de OJS 2), de una forma intuitiva y en diferentes idiomas.
En la pestaña de Contacto especificaremos los datos de contacto y dirección de la revista y, desde la pestaña Secciones de la revista podremos especificar las diferentes secciones de nuestra revista y, opcionalmente, asignar parámetros por defecto para la sección, como el editor/a de sección o el tipo de revisión.
Los Ajustes del Sitio Web se enfocan en la configuración de nuestro sitio web, con ajustes como: Logo, Pie de página, Tema, Gestión de la barra lateral, Imagen de inicio, Icono de página de la revista, Listas, Miniatura de la revista, ...
La miniatura que asignemos en esta pestaña es la que se mostrará en la página principal de nuestro portal OJS.
En la pestaña de Idioma podemos seleccionar los idiomas de nuestra revista de entre todos los habilitados para el portal OJS. Es importante asegurarnos de que están marcadas las opciones IU, Formularios y Envíos para que el idioma aparezca en la interfaz de usuario, en los diferentes componentes/formularios de la interfaz de gestión y en los formularios de la fase de envío, respectivamente.
Los Ajustes de Distribución nos permitirá editar tipos de accesos y pagos, derechos de autor y diferentes opciones de indexación que conviene cumplimentar si queremos que encuentren nuestra revista en motores de búsqueda generalistas tipo Google o Bing.
Ajustes - Flujo de trabajo Volver al inicio
Los ajustes del Flujo de trabajo son esenciales para gestionar el proceso editorial:
Envío
Nos permite indicar las normas de publicación (Directrices para autores), la lista de comprobaciones que los autores deberán cumplir antes de realizar los envíos, activar/desactivar metadatos y la declaración de privacidad para los autores.
Revisión
Permite editar los plazos de las revisiones, establecer recordatorios, indicaciones para los revisores y permite también la creación de formularios personalizados para la fase de revisión.
Correos electrónicos
Desde esta pestaña podremos editar la firma de los correos electrónicos y personalizar o crear plantillas con textos personalizados para nuestra revista.
Por otro lado, la pestaña Componentes nos permite editar los diferentes tipos de contenidos que pueden enviar los autores. La Biblioteca editorial nos permite subir y gestionar archivos para su uso, público o privado, en toda la revista.
Usuario/as - Volver al inicio
Usuarios/as - Volver al inicio
- Podemos localizar usuarios por nombre o dirección de correo electrónico, filtrar por roles, editarlos, asignarles roles o enviarles correos electrónicos desde la misma plataforma.
- Es importante recordar que para encontrar usuarios que no tienen asignado ningún rol en nuestra revista, es necesario habilitar la opción "Incluir usuarios de esta revista sin roles".
- Es posible dar de alta nuevos usuarios, pero para satisfacer correctamente el RGPD, es preferible que el usuario sea el que conceda sus datos registrándose desde la interfaz de lectura, leyendo la política de privacidad y dando su consentimiento.
Tareas - Volver al inicio
- OJS 3 permite personalizar y crear roles y asignarlos a las diferentes fases del flujo editorial. Por defecto, contaremos con los mismos roles que en OJS 2.
Por último, desde la pestaña "Opciones de acceso a sitio" tendremos la opción de habilitar o deshabilitar los registros y permitir, o no, la lectura de la revista para usuarios no registrados.
Herramientas - Volver al inicio
A través de la pestaña Importar/Exportar, podremos exportar nuestros artículos en diferentes esquemas XML, así como interconexiones manuales o automáticas con sistemas de terceros, como el DOAJ o la base de datos MEDLINE, registro automático del DOI, etc.
Estadísticas - Volver al inicio
- La opción "Ver informe" nos permite descargar un fichero CSV con el número de visualizaciones de todos los artículos y galeradas de nuestra revista.
- Si tenemos algún problema para visualizar el archivo CSV en nuestro editor de hojas de cálculo, importaremos el archivo como texto, eligiendo UTF-8 como codificación de un texto separado por comas.
- A partir de OJS 3.1.2, las opciones de Estadísticas se ven ampliadas en su propio menú.
Paso a paso Volver al inicio
Envío - Volver al inicio
Por un lado, el autor, una vez haya accedido a la interfaz de gestión, podrá proceder a realizar un nuevo envío.
En la primera pestaña del proceso de envío, Inicio, tendrá que elegir la sección correspondiente, revisar el completo cumplimiento de los requisitos del envío y revisar la declaración de políticas. Es posible también dejar un comentario para el editor/a, lo cual iniciará una discusión prerrevisión.
Acto seguido, el autor procederá a cargar su envío. Para ello, seleccionará el componente del envío (generalmente será el Texto del artículo). El RGPD especifica que se deben utilizar datos de carácter personal únicamente cuando sea necesario, por lo que se recomienda no utilizar nombres o apellidos en los títulos de los ficheros.
Una vez cargado el envío, se procede a Introducir los metadatos, cumplimentando el título, subtítulo (si es necesario), resumen, autoría y aquellos metadatos que el editor haya especificado en los ajustes del envío.
Una vez concluido el envío, el autor podrá seguir el proceso editorial desde la pestaña de Envíos de la interfaz de gestión.
Por otro lado, el editor, o el editor de sección (si ha sido asignado), recibirá una notificación en su correo electrónico avisándole del nuevo envío. Además, aparecerá como una tarea en la barra de navegación superior.
El editor deberá revisar el envío y, en caso de necesitarlo, podrá comunicarse con el autor mediante la discusión prerrevisión. Ambos usuarios serán notificados en su correo electrónico.
Una vez aprobado el envío, podrá proceder a enviarlo a revisión.
Revisión - Volver al inicio
Una vez iniciada la fase de revisión, el editor deberá asignar un revisor haciendo clic en Añadir revisor/a. OJS 3 permite buscar y filtrar revisores, así como ver el historial y las puntuaciones que se les ha ido otorgando a los revisores en anteriores trabajos.
Una vez seleccionado el revisor, las fechas límite, el tipo de revisión (Ciego, Doble ciego o revisión abierta) y el formulario de revisión (opcional), el envío quedará a la espera de la respuesta del revisor.
El revisor recibirá, si el editor así lo ha configurado, una notificación en su correo electrónico solicitándole la revisión del envío.
Una vez que acceda a la Solicitud de revisión, podrá confirmar si acepta, o no, el encargo para, acto seguido, proceder a la lectura de las directrices del revisor/a y la descarga de los originales.
Una vez preparada la revisión, en la pestaña "3. Descarga y revisión" se procede a cumplimentar el formulario de revisión donde, finalmente, el revisor podrá publicar su recomendación (Aceptar este envío, Publicable con modificaciones, Reenviar para revisión, Reenviar a otra publicación, No publicable o Ver comentarios).
Una vez leída la revisión, el editor decidirá si es necesario solicitar correcciones al autor, pasar a otra ronda de revisión, o comunicar la decisión editorial aceptando el envío o clasificándolo como no publicable.
Al igual que en la fase de envío, se permite, durante todo el proceso, cumplimentar las revisiones con una discusión de revisión.
Editorial - Volver al inicio
Si el envío ha sido aprobado en la fase de revisión, comenzará la fase de correción de textos.
Como hemos visto, OJS 3 permite la participación de usuarios independientes en cada fase. En la fase editorial, podremos añadir un usuario corrector cumplimentando las opciones de Participantes -> Asignar.
El corrector recibirá una notificación y podrá pasar a revisar y corregir los borradores finales. Una vez concluido, el editor podrá enviar los ficheros a la fase de producción.
A diferencia de OJS 2, el proceso de corrección de textos es totalmente independiente a la fase de maquetación.
Producción - Volver al inicio
En la fase de producción se maquetan las galeradas. Al igual que en anteriores fases, es posible añadir participantes a esta fase editorial, como usuarios maquetadores, y mantener una discusión con ellos.
Una vez subidas las galeradas (PDF, ePub, HTML, ...), el editor podrá programar el envío para su publicación seleccionando un número de la revista, indicando el número de páginas y la licencia.
A partir de OJS 3.2, las galeradas y metadatos se gestionan desde la pestaña Publicación.
Números - Volver al inicio
A la hora de crear un nuevo número, el editor podrá asignar una identificación (Volumen, Número, Año y Título), una descripción y una portada.
Una vez creado el número, desde la pestaña "Próximos números" podremos localizar rápidamente las secciones y envíos asignados y pasar previsualizar o publicar el número haciendo clic en el triángulo azul que encontramos a la izquierda.
En la pestaña "Números anteriores" encontraremos los números ya publicados y el editor podrá elegir cual de ellos aparecerá como Número actual en la interfaz de lectura de la revista.
Flujo de trabajo Volver al inicio
Además de las fases del proceso editorial descritas en el Paso a paso, la posibilidad de añadir usuarios y mantener discusiones independientes en las diferentes fases, la pantalla del flujo de trabajo ofrece varias funcionalidades importantes:
La ventana de Metadatos permite modificar y corregir los metadatos enviados por el autor, añadiendo, si es necesario, los metadatos que hayamos activado en los Ajustes del flujo de trabajo (como por ejemplo, las Citas). Si en nuestra plataforma hemos configurado algún identificador único, como el DOI, podremos configurarlo desde la pestaña Identificadores.
El Historial de publicaciones nos permite visualizar los diferentes hitos alcanzados durante el proceso editorial además de la opción de almacenar notas internas.
Por último, la Biblioteca de envío nos permite subir y gestionar archivos para su uso privado durante el flujo de trabajo del propio envío.
Cambios OJS 3.2 Volver al inicio
Esta sección recoge los principales cambios introducidos en las versiones 3.1.2 y 3.2 de OJS.
Pestaña "Publicación" - Volver al inicio
La nueva pestaña "Publicación" concentra los ajustes de publicación del envío. Las pestañas Título y resumen, Colaboradores/as, Metadatos, Citas y Identificadores, permiten modificar los metadatos del envío (pestaña Metadatos en las versiones 3.0 y 3.1 de OJS), mientras que las pestañas Galeradas, Permisos y divulgación y Número permiten subir galeradas, establecer los derechos de autor y enlazar el envío a un número (anteriormente, opciones de Programar para publicación).
Para poder programar un envío para publicación es necesario que se encuentre en la fase Editorial o en la fase de Producción. Si nuestro envío no sigue la fase editorial dentro de OJS, es posible simplificar el proceso de carga utilizando el módulo QuickSubmit.
Para editar los metadatos o galeradas de un envío ya publicado, es necesario hacer clic en Retirar de publicación. Una vez realizados los cambios necesarios, es importarte hacer clic de nuevo en Programar para publicación.
Módulo QuickSubmit - Volver al inicio
Para aquellas revistas que necesiten publicar sus envíos sin pasar por el flujo editorial completo de OJS, el módulo QuickSubmit permite la carga y publicación de envíos en un solo paso.
Para utilizarlo, es necesario disponer de rol de gestor/a o editor/a, las galeradas a publicar y los metadatos completos del envío.
Comenzaremos haciendo click en QuickSubmit:
- Para usuarios de la Universidad de Cádiz, es posible hacer clic en "QuickSubmit" directamente desde la barra de navegación superior.
- En la configuración por defecto de OJS, navegaremos a Herramientas -> Importar/Exportar -> Módulo QuickSubmit.
En esta pantalla rellenaremos los metadatos completos del envío y eligiremos si dejarlo "Retirado de publicación" (para añadirlo al listado de envíos y poder publicarlo posteriormente), o programarlo para publicarlo directamente en un número previamente creado.
El artículo aparecerá en el listado de envíos y podrá ser editado posteriormente.
Estadísticas - Volver al inicio
La nueva pestaña de Estadísticas permite consultar de forma gráfica los nuevos datos sobre el uso de nuestra revista:
Las estadísticas de artículos permiten consultar las consultas a la página de cada artículo y visualizaciones de galeradas, filtrando por sección y/o fecha.
Las estadísticas de actividad editorial permiten consultar la tasa de aceptación y rechazo de envío, el número de días transcurridos hasta la primera decisión editorial, ..., filtrando por sección y/o fecha.
Las estadísticas de usuarios/as permiten consultar el número de usuarios/as registrados en la revista por cada tipo de rol.
El generador de estadísticas permite descargar los informes en formato CSV ya existentes en versiones anteriores de OJS.
Categorías (opcional) - Volver al inicio
A partir de OJS 3.1.2, los editores/as pueden opcionalmente crear categorías para organizar los artículos en colecciones temáticas y proporcionar a los lectores/as una nueva forma de acceder a los contenidos.
Para crear categorías, accederemos a Ajustes -> Revista -> Categorías.
Una vez creadas, los autores/as podrán seleccionar una categoría a la hora de realizar un nuevo envío. Los editores/as pueden añadir un envío a una categoría accediendo a la pestaña Número dentro de los ajustes de Publicación del envío.
Los/as visitantes podrán navegar por las categorías creadas desde un bloque en la barra de navegación lateral.
Cambio de idioma - Volver al inicio
En algunos de los formularios del flujo editorial y de los ajustes, podremos seleccionar el idioma del contenido desde la parte superior derecha del cuadro. De esta manera, aparecerá un nuevo formulario a rellenar en el idioma seleccionado.
Referencias Volver al inicio
- DELGADO VÁZQUEZ, ÁNGEL Mª. (2018). Gestión y edición de revistas académicas con software libre. El uso de Open Journal Systems 3. Recuperado a partir de
http://libros.um.es/editum/catalog/book/2061.
http://libros.um.es/
editum/catalog/book/2061. - SIMON FRASER UNIVERSITY (2018). Aprendiendo OJS 3.1: Una Guía Visual para Sistemas de Revistas Abiertas. Recuperado a partir de https://docs.pkp.sfu.ca/learning-ojs/es/.
- SIMON FRASER UNIVERSITY (2019). Learning OJS 3.2: A Visual Guide to Open Journal Systems. Recuperado a partir de https://docs.pkp.sfu.ca/learning-ojs/en/.
Se recomienda la lectura de las referencias para una completa formación en OJS 3.
FAQs - Preguntas frecuentes Volver al inicio
¿Cómo puedo dar de alta a un usuario?
Para el correcto cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que entró en vigor en mayo de 2016, es preferible que sea el propio usuario quien conceda sus datos registrándose desde la interfaz de lectura (clic en "Registrar" en la esquina superior derecha), leyendo la política de privacidad y dando su consentimiento.
No consigo editar/añadir un rol a un usuario
Si al intentar editar un usuario/a nos aparece el error "No tiene los permisos suficientes para administrar este usuario/a. Para hacerlo debe ser administrador del sitio o bien gestionar todos los contextos en que este usuario/a está registrado." es porque ese usuario está registrado en más de una revista de nuestro portal OJS.
Para cumplir correctamente con el RGPD, sólo un usuario que gestione todas las revistas en las que el usuario que queremos editar está registrado, tendrá el permiso para editarlo. En estos casos, deberemos contactar con el administrador del sistema para que nos realice el cambio.
Es importante destacar que los propios usuarios/as pueden darse de alta forma autónoma en ciertos roles, sin necesitar la intervención del gestor/a o el administrador/a.
¿Puedo asignarme roles de revisor/a externo, autor/a...?
Sí. OJS permite que el propio usuario se dé de alta en diferentes roles de forma autónoma, sin tener que solicitarlo al editor/a o al administrador/a. Para ello, deberá acceder a su Perfil -> Tareas.
Desde aquí, el usuario/a podrá darse de alta en diferentes roles para las revistas que elija.
Por defecto, el autorregistro de roles estará limitado a lector/a, autor/a y revisor/a externo. Los gestores/as podrán elegir en qué roles se permite el autorregistro accediendo a Usuarios/as y roles -> Tareas -> Editar (un rol) -> Permitir el autorregistro de usuarios/as.
Las traducciones no funcionan/no aparecen
Deberemos de acceder a Ajustes -> Sitio web -> Idiomas y asegurarnos de que están marcadas las opciones IU, Formularios y Envíos para que el idioma aparezca en la interfaz de usuario, en los diferentes componentes/formularios de la interfaz de gestión y en los formularios de la fase de envío, respectivamente.
No puedo incluir o editar el identificador ORCID
A partir de OJS 3.1.2, el plugin de ORCID para OJS sigue los requisitos del programa de reconocimiento de buenas prácticas de ORCID, Collect & Connect.
El identificador ORCID se puede mostrar únicamente si el autor/a ha confirmado su autoría utilizando sus claves de ORCID. No pueden ser introducidas o editadas manualmente por el autor/a o el editor/a.
Durante el proceso editorial, los editores podrán solicitar a los autores y colaboradores la autorización para el uso de su ORCID marcando la opción "Enviar correo electrónico para solicitar autorización ORCID del colaborador" al editar los datos del colaborador en los metadatos de envío, en la pestaña Publicación (ver Figura 1).
El autor/a recibirá un correo electrónico solicitando su autorización ORCID (ver Figura 2). Al hacer clic, será redirigido a la pasarela ORCID donde podrá identificarse con sus claves de usuario. Si la autenticación ha sido correcta, su identificador ORCID será añadido automáticamente a los metadatos del envío.
Los identificadores ORCID recogidos previamente por la revista pero que no estén autenticados, seguirán apareciendo en los metadatos de los artículos, pero sin el icono verde de identificación (ver Figura 3).
(Fuente: https://orcid.org/blog/2019/03/12/introducing-new-ojs-orcid-plugin).
No puedo editar algunos campos de los formularios (metadatos, ajustes, ...)
Si, tras haber realizado alguna actualización de su sistema OJS, le aparece un recuadro en blanco a la hora de editar algunos formularios de la interfaz de gestión (ver Figura 4) , le recomendamos que limpie la caché de su navegador.
Si utiliza el navegador Firefox y el sistema operativo Windows, puede presionar la combinación de teclas Ctrl + ⇧ Mayús + R (alternativamente, Ctrl + F5).
Si utiliza el navegador Chrome y el sistema operativo Windows, puede presionar la combinación de teclas Ctrl + F5 para recargar la caché de una página, puede vaciar la caché por completo desde el menú Herramientas, o puede seguir los pasos del siguiente vídeo:
¿Alguna otra duda?
Para resolver más dudas sobre el uso de la plataforma OJS, no dude en contratar mi servicio de mantenimiento software de OJS. Si ya es cliente, por favor, envíeme su duda siguiendo la vía de contacto habitual.
Derechos de autor Volver al inicio
- Obra : Guía Visual OJS 3
- Autor : Francisco José Caballero Cerezo
- Año: 2019 -
- Página web : https://francaballero.net
- Licencia : CC BY-SA 4.0 (Attribution-ShareAlike 4.0 International)
